Perspectivada a partir da experiência do IFILP na formação de técnicos do Tribunal de Contas e de empresas privadas, a acção CEPRA focaliza-se em aspectos e técnicas da comunicação escrita envolvidos na produção prática dos documentos de auditoria e de peritagem ou de fiscalização/inspecção.

Nesta acção, valorizam-se as guidelines de manuais de procedimentos e de outras publicações de instituições de referência (Tribunal de Contas, INTOSAI, European Court of Auditors, etc.), e toma-se em consideração a práxis efectiva do trabalho de campo dos auditores/peritos/inspectores.

O núcleo da acção incide na redacção concreta das peças componentes dos autos, relatos e relatórios, clarificando-se como princípios orientadores, recomendações linguísticas e estratégias comunicacionais se efectivam na prática redactorial.

A acção inclui ainda, embora de forma acessória, aspectos relacionados com os métodos de construção dos autos, relatos e relatóriose também menção a algumas estratégias de interacção comunicacional úteis.

A acção destina-se primordialmente a auditores, inspectores, peritos e outros técnicos que redigem ou participam no processo de redacção de relatos de auditoria ou de autos de peritagem/inspecção. Complementarmente, será útil a coordenadores ou outros intervenientes na transformação dos documentos preparatórios no relatório final.

A frequência desta acção poderá ainda beneficiar outros profissionais que desempenhem funções de fiscalização/inspecção técnica reportada, ou ainda licenciados e estudantes finalistas em áreas de economia, engenharias, direito e outras.

O resultado da acção dos auditores/peritos/inspectores consubstancia-se num relatório final, normalmente produtor de efeitos jurídicos, cujo rigor verbal é, portanto, de elevada responsabilidade.

Regra geral, o trabalho é previamente fixado num documento (o relato ou o auto), que inclui nuclearmente toda a informação recolhida, os normativos relevantes e o parecer profissional especializado do(s) autor(es), o qual será levado ao conhecimento do auditado/peritado/inspeccionado, admitindo contraditório.

Falhas e insuficiências redactoriais nos documentos preparatórios determinam escusadas perdas de tempo e muito maior esforço na compreensão dos escritos e na produção do relatório final, particularmente se este for produzido por diferentes actores.

Além disso, frequentemente, as deficiências na comunicação escrita contagiam o relatório final, produzindo consequências negativas, quer para o prestígio dos técnicos e das organizações a que pertencem, quer sobretudo para as entidades examinadas, muitas vezes com efeitos danosos irreversíveis.

Sendo os auditores/peritos/inspectores especialistas nas suas áreas — e não em comunicação — impõe-se dotá-los de técnicas de comunicação que lhes permitam, em concreto, alcançar os desideratos de completude, clareza, concisão e exactidão necessários à qualidade dos seus relatos.

Finalmente, dado que na maior parte dos casos estes técnicos se apresentam investidos de um determinado tipo de autoridade, a obtenção da cooperação das entidades examinadas requer tacto e estratégia comunicativa.

Dos objectivos desta acção, deverão retirar-se dividendos imediatos.

• Valorização da eficácia dos documentos preparatórios (relatos/autos) como instrumento de suporte decisional, e dos relatórios finais como documentos de consulta (e eventuais instrumentos instrutórios).
• Maior focalização dos coordenadores na apreciação das matérias técnicas e periciais, pela leitura de relatos/autos claros, bem expostos e escritos em bom português.
• Redução do vaivém de aperfeiçoamento dos documentos preparatórios no circuito de produção do relatório final — isto é, que os relatos/autos desçam menos ou nenhumas vezes aos seus autores para reformulação textual.
• Melhor operacionalidade dos auditores/peritos/inspectores na fase de execução (trabalho de campo), pela redução do tempo despendido na análise das fontes escritas e pela obtenção de maior cooperação por parte das entidades examinadas.

Qualificar os formandos com competências na área da comunicação escrita que lhes permitam concretizar na elaboração dos seus relatos os princípios orientadores e deontológicos de auditoria/peritagem/inspecção consignados em normativos e manuais de referência, bem como as indicações e os usos internos das entidades suas tutelares.

Dar a conhecer as boas práticas, quer formais quer de conteúdo, de construção de instrumentos informativos complexos, de modo a melhorar a consistência e poder documental dos relatos de auditoria ou dos autos de peritagem/inspecção.

Acessoriamente, sensibilizar os formandos para métodos de elaboração documental que contribuam para rentabilizar o seu tempo e melhorar a qualidade do documento final, e para as técnicas de estratégia comunicativa que facilitam a interacção com os actores envolvidos.

Princípios gerais da comunicação escrita a observar nos autos, relatos e relatórios de auditoria/peritagem/inspecção.

Os destinatários são sensibilizados para áreas-chave da comunicação escrita e são explorados e clarificados conceitos e guidelines de manuais de procedimentos e de outras publicações de instituições de referência. São também ministrados conhecimentos e técnicas relativos a aspectos formais da língua portuguesa a respeitar na redacção dos documentos.

O auto/relato/relatório como peça essencial de uma auditoria/peritagem/inspecção.

São abordadas matérias relacionadas com a elaboração concreta das peças do relato/relatório/auto, nas suas várias vertentes, levadas em consideração as práticas recomendadas para a elaboração de relatos/relatórios/autos e uma estrutura-tipo proposta. A matéria é ministrada com exemplos concretos de peças de relatos, de relatórios e de autos, ilustrando-se as boas e as más práticas.

Transposição para o texto organizado: dos papéis de trabalho aos documentos intermédios e finais. Aspectos complementares.

São focados conteúdos relativos à prática concreta da elaboração de um auto/relato/relatório; são discutidas algumas particularidades do uso e protocolo nas formas de tratamento em língua portuguesa.

NOTA: a apresentação abaixo é uma sistematização meramente destinada a facilitar a percepção de quais as temáticas abordadas; esta apresentação não corresponde à sequência de ministração das matérias, a qual é determinada em função de estratégias pedagógicas, que levam em consideração as interacções entre os diferentes temas, o grau de aprofundamento apropriado e a precedência de conhecimentos, entre outros factores. O cronograma da acção (enumeração das sessões e das matérias abordadas em cada sessão) é facultado aos participantes inscritos, através da e-Diform (área on-line reservada a formandos).

Vertente A — Princípios gerais da comunicação escrita a observar nos autos, relatos e relatórios de auditoria/peritagem/inspecção.

Documentos profissionais: tipos.

Apresentação dos documentos em função dos objectivos/destinatários.

Natureza dos conteúdos:

• as informações — características fundamentais do texto informativo;
• os pareceres — características fundamentais do texto expositivo-argumentativo.

Análise dos factores da exposição escrita que reflectem os princípios deontológicos de independência, objectividade e imparcialidade.

• Consistência.
• Qualidade de expressão.
• Qualidade expositiva.
• Clareza e ausência de ambiguidade.
• Exactidão, objectividade, precisão informativa e rigor.
• Persuasão, raciocinio e qualidade argumentativa.
• Abrangência e qualidade informativa.
• Coerência.
• Concisão e redundância.

Documentos profissionais: apresentação.

Norma e estilo: noções de consistência formal.

Recomendações de notação.

Ortotipografia estrutural.

Comunicação verbal e não-verbal.

• Aproveitamento de recursos em processamento de texto: semiologia e funcionalidades gráficas.
• Aspectos gerais da apresentação não verbal da informação quantificada e não quantificada (tabelas, gráficos, etc.).

Pontuação, estruturação de períodos e qualidade de expressão.

• Aspectos gerais.
• Erros mais comuns.
• Pontuação: estruturação, ambiguidade e diferentes sentidos.
• Recursos para a qualidade de expressão.

Textos de autoria colectiva

Equipas — a produção cooperativa de um documento e a respectiva apresentação.

A construção do relato como instrumento de consulta.

• Técnicas de exposição: elaboração de períodos e de parágrafos, e conexão.
• Ser capaz de contrair um texto — resumir, sumariar e sintetizar.

Vertente B — O auto/relato/relatório como peça essencial de uma auditoria/peritagem/inspecção.

Organização geral.

Estruturas típicas de um auto/relato/relatório. O tamanho das secções e a respectiva ordem, e a distribuição da informação de acordo com o seu carácter essencial ou acessório.

Construção de peças simples.

• Índice.
• Glossário.
• Listagem de siglas.
• Outras listagens.

Elaboração das secções com a informação acessória (secções introdutórias/finais, notas).

Redacção da informação acessória como elemento determinativo da boa compreensão do documento.

Especificidades da construção de componentes com informação acessória:

• Sumário (summary).
• Propósito (purpose).
• Incidência (scope).
• Enquadramento (background information).
• Metodologias e técnicas de controlo utilizadas.
• Condicionantes e colaboração.
• Outras.

Elaboração das secções com a informação essencial (resultados) — construção do corpo.

O registo completo, correcto e imparcial de factos constatados (findings).

Componentes-base do corpo e suas especificidades:

• Condições (conditions).
• Critérios (criteria).
• Causas (causes).
• Efeitos (effects).

Saber expor análises, apreciações e avaliações sem emitir juízos de valor.

Exposição de situações irregulares: o que deveria ter ocorrido; o que ocorreu de facto; consequências; responsabilidade.

Elaboração das secções com a informação essencial (resultados) — apresentação das conclusões (conclusions).

Aspectos a observar na construção dos textos de apresentação das irregularidades/infracções detectadas.

Elaboração das secções com a informação essencial (resultados) — apresentação das recomendações (recommendations).

Aspectos a observar na construção dos textos de síntese das recomendações, como corolário lógico das constatações feitas.

• Recomendações prescritivas (para o cumprimento correcto dos normativos).
• Recomendações indicativas (para a melhoria do desempenho do auditado/peritado/inspeccionado).

Forma equitativa e construtiva na expressão da opinião do auditor/perito/inspector.

Vertente C — Transposição para o texto organizado: dos papéis de trabalho aos documentos intermédios e finais. Aspectos complementares.

A elaboração do auto/relato/relatório na prática.

Articular a componente informativa com a componente de opinião.

Como concretizar na comunicação escrita os princípios fundamentais: ser claro, abrangente, conciso, objectivo, persuasivo e exacto. Perigos e cuidados a observar no uso dos termos e expressões:

• o rigor na utilização dos verbos;
• a prudência na utilização dos adjectivos e dos advérbios;
• a simplicidade na escolha dos substantivos.

Quando transcrever, quando sintetizar e quando referenciar.

Saber expor factos de uma forma estruturada, com diferenciação entre o essencial e o acessório.

Expressar a importância.

Referenciar normativos, documentos e outros conteúdos externos.

Métodos na elaboração do auto/relato/relatório.

Recomendações para:

• a planificação do trabalho;
• a elaboração de fichas de registo de constatações;
• a redacção e estruturação do auto/relato/relatório;
• a revisão do auto/relato/relatório (checklist).

Conhecimento dos sistemas

Exercício de competências de análise de documentos escritos:

• legislação, regulamentos e normas internas;
• organogramas legais e reais;
• identificação de funções, responsabilidades e delegações de competências;
• manuais de procedimentos.

Contactos com auditados/peritados/inspeccionados — usos e protocolo.

Urbanidade, correcção e cortesia na comunicação oral e escrita com os responsáveis e colaboradores das entidades visadas.

Tratamento do contraditório

Análise das alegações, respostas ou observações.

A transcrição e a síntese na elaboração do contraditório.

Síntese: informação a omitir, a relevar, a reformular; ordem de apresentação.

A matéria é ministrada num curso de 15 horas efectivas, distribuídas por três segmentos de 6 horas cada (às horas efectivas somam-se 3 horas extra, facultativas, equitativamente distribuídas por cada um dos segmentos, para aprofundamento de matérias e esclarecimento de dúvidas), e compreende diferentes componentes metodológicas interligadas:

• exposição;
• treino;
• debate.

Exposição

A exposição será o método privilegiado de abordagem das matérias. Em função dos conteúdos abordados em qualquer das três vertentes, procurar-se-á sensibilizar, informar, promover conhecimento e/ou ensinar a fazer.

Treino

No final do primeiro e do segundo dia, são sugeridos aos participantes exercícios para realização fora do tempo das sessões, com o propósito de possibilitar o treino das competências adquiridas.

Debate

Dado que a acção se insere no âmbito da actividade profissional exercida pelos formandos, todos os segmentos incluem tempos destinados ao debate das matérias ministradas.

Através da área on-line reservada a formandos (formandos.ifilp.pt), são disponibilizados: os guias das sessões presenciais expositivas, para estudo e consulta; documentação de referência, para cópia ou impressão; fóruns de discussão entre formandos, observados pelos formadores e outros técnicos; trabalhos não-presenciais, para treino das competências adquiridas.

Esta acção engloba ainda assistência remota assíncrona, com extensão pós-formação (10 dias), através de resposta por e-mail a questões colocadas individualmente pelos formandos.

Para reforço da aprendizagem, se solicitada, é disponibilizada a visualização, nas instalações da Divisão de Formação, de vídeos com a matéria ministrada nas sessões expositivas, mediante marcação prévia (com limite de uma marcação por sessão, para cada formando, e sujeita à disponibilidade de sala e horário).

• Ter acesso à Internet (nomeadamente para cópia dos documentos de apoio e de referência, para realização dos trabalhos efectuados não presencialmente, para participação em fóruns de debate, e para outras eventuais actividades complementares).
• Redigir bem ou razoavelmente bem em língua portuguesa.
• Poder dedicar tempo (entre 20% e 50% da duração total das sessões presenciais) ao estudo e à análise da documentação de referência (para os participantes que redijam com regularidade, o tempo necessário ao estudo será menor, já que os conhecimentos adquiridos serão imediatamente aplicáveis nos seus trabalhos).
• Opcionalmente, poder reservar algum tempo para a realização de trabalhos não-presenciais e para a participação, por via electrónica, nos fóruns entre formandos.