O rigor formal e a correcção sintáctica são aspectos importantes a ter em conta, mas saber discernir, no período de tempo em que a reunião decorre, o que é realmente importante registar-se e a forma como tal deve ser feito, assume uma relevância fulcral para que a acta resulte num espelho fiel da reunião que documenta, sem lacunas que se possam revelar gravosas.

Mais do que reflectir a imagem da Instituição e fixar o seu historial, as actas revestem-se da importância que é atribuída a todo o documento oficial — logo, sujeito a consulta e inspecção; por essa razão, estas não podem exibir ambiguidades ou pecar por omissão, devendo a sua leitura ser de fácil compreensão e inteiramente esclarecedora.

TEMA A - Reuniões e vontades colectivas

A acta como meio de formação, elemento de prova e de interpretação da vontade colectiva;

Tipos de reunião, âmbito, objectivo, ordem de trabalhos, regras e normas de funcionamento, etc.;

Intervenientes (o órgão colegial, os presentes, os ausentes, os cargos, as funções, as relações entre os participantes);

Actos típicos (declaração de voto; inscrição para falar; interpelação; pedido de esclarecimentos; ponto de ordem; moções; deliberação; votação, etc.);

Outros actos ou situações (comunicação do Presidente da Mesa; submissão do projecto de acta da sessão anterior; submissão da minuta de acta da sessão finda; interrupção/reinício dos trabalhos; informação sobre o expediente recebido; eleição, nomeação, designação; apreciação de comportamento; anexação de documentos; situações excepcionais, etc.);

Registos (situações comunicativas) mais habituais em reuniões (discurso informativo; debate, argumentação; interrogação; anuência; discordância; declaração; leitura; pedido de lançamento; etc.).

TEMA B – Problemáticas envolvidas

A pessoa que desempenha funções de Secretário;

A observação da reunião (sensibilidades envolvidas; matéria relevante e não relevante; pressupostos; ambiguidades e zonas de interpretação delicada);

Questões suscitadas pela consignação escrita do testemunho em geral e do processo oral em particular;

A metodologia a adoptar face à importância das matérias e da respectiva consignação (aprovação em minuta; preparação de projecto; pluralidade de Secretários; registo integral).

TEMA C – Redacção da acta

Conteúdo da acta (pressupostos; elementos essenciais; relato da reunião);

Registo de escrita próprio da acta (tipo de linguagem; formalismos: exigências legais, normas e usos; terminologia);

Especificidades e técnicas para relato de cada um dos actos e registos mais habituais nas reuniões;

Problemas comunicacionais da escrita (objectividade e grau de precisão; rigor e propriedade vocabular; redundância desejável e redundância indesejável; ambiguidade, falta de elementos essenciais);

Técnicas para anotação em tempo real;

Passagem ao registo definitivo.

TEMA D – Aspectos complementares

Proposta de metodologias práticas para o desempenho do trabalho do Secretário;

Actas elaboradas em processador de texto;

Registo audio/video de reuniões: acta a partir de transcrição de registo magnético;

Consequências legais de omissões ou erros.

Nota: A apresentação da presente menção de conteúdos foi concebida com o objectivo de facultar aos eventuais interessados uma panorâmica das matérias tratadas, não reflectindo qualquer metodologia pedagógica ou expositiva; nessa conformidade, de nenhuma forma deve ser interpretada como enumeração de pontos programáticos. O programa da acção (que respeita os conteúdos referidos nesta página) é fornecido aos participantes no início dos trabalhos.

A acção trata as matérias de uma forma essencialmente pragmática, sistematizando os problemas habitualmente sentidos, relevando alternativas de abordagem e fornecendo técnicas, orientações e sugestões para a respectiva resolução.

bibliografia específica;

referências legislativas;

exemplos de actas;

glossário de terminologia mais usual.